Is your will up to date?
September 14, 2016
Trusts – Jongste verwikkelinge in verband met  voorgestelde wetswysigings
November 11, 2016

Voldoen u maatskappy se vergaderingnotules aan die vereistes van die Maatskappywet (Wet nr. 73 van 2008)?

U maatskappy hou waarskynlik ten minste maandeliks vergaderings wat kragtens die Maatskappywet onderskei kan word tussen:

  1. Vergaderings van die aandeelhouers van die maatskappy; en
  2. Vergaderings van die direksie van die maatskappy.

Rekordhouding van vergaderings

Die logiese wyse waarop rekord gehou word van bespreking en besluite is om dit skriftelik te doen, welke dokument na verwys word as die notule van die vergadering. Die persoon wat op die vergadering voorgesit het, het die bevoegdheid om die dokument te onderteken as ‘n ware rekord van die verrigtinge van die vergadering. Bygevolg word die notule, nadat dit onderteken is, prima facie bewys van wat op die vergadering plaasgevind het.

Hoewel daar geen gemeenregtelike vereiste is wat betrekking het op die vorm wat sodanige notule moet aanneem nie beveel ons aan dat u maatskappy ‘n interne prosedure instel met betrekking tot die dokumentering van verrigtinge van vergaderings om te verseker dat daar ‘n toereikende rekord van vergaderings bestaan.

Voorheen het die Maatskappywet van 1973 baie duidelike bepalings bevat rakende die hou van notules, byvoorbeeld dat dit in geskrewe vorm moet wees en in ‘n gebinde omslag met opeenvolgend genommerde bladsye gehou moet word. Dit is egter gewysig om nou meer eenvoudig te wees. Kragtens die huidige Maatskappywet is dit nou moontlik om notules in elektroniese formaat  te hou. Artikel 24 magtig ‘n maatskappy om rekords in enige vorm te hou mits die notules binne ‘n redelike tyd in geskrewe vorm omskep kan word.

Besluite

Besluite wat op vergaderings geneem word kan omskryf word as die uitkoms van die oorweging van sake waaroor op behoorlike wyse besluit is nadat hulle toereikend bespreek is en ‘n besluit geneem is. Dit is belangrik om hierdie besluite  so akkuraat as moontlik op te teken om te sorg dat daar nie later ‘n geskil ontstaan oor wat op die vergadering ooreengekom is nie.

Die Maatskappywet bevat om hierdie rede spesifieke voorskrifte met betrekking tot die dokumentering van besluite:

  1. Aandeelhouersbesluite

Aandeelhouers van ‘n maatskappy kan óf ‘n gewone of ‘n spesiale besluit neem. Die stempersentasie van aandeelhouers wat ten gunste van ‘n besluit moet stem ten einde dit aan te neem sal afhang van  die persentasies wat in die maatskappy se Akte van Oprigting vervat is.

Artikel 65 (11) van die Maatskappywet skryf voor by watter geleenthede ‘n spesiale besluit deur aandeelhouers van ‘n maatskappy geneem moet word.

Die Maatskappywet vereis nie uitdruklik dat aandeelhouersbesluite opeenvolgend genommer of gedateer moet word nie. Dit is egter raadsaam om wél so te werk te gaan.

  1. Direksiebesluite

Die Maatskappywet stel spesifieke vereistes ten opsigte van die neem van besluite deur die direkteure van ‘n maatskappy. Artikel 73(7) vereis dat sodanige besluite gedateer en opeenvolgend genommer moet word. Byvoorbeeld 201503 – 01 vir die eerste besluit wat in Maart 2015 geneem is.

Daar moet op gelet word dat dit die besluite is wat op die vergaderings geneem word wat opeenvolgend genommer moet word, nie die notules nie.

Dit is verder van belang dat sodanige besluite slegs geldig is vanaf die datum waarop hulle geneem is, tensy die besluit anders aandui.

Rekordhouding van meningsverskille

Dit gebeur dikwels dat die direkteure van ‘n maatskappy nie almal saamstem met die besluit wat deur die meerderheid geneem word nie.

Gedagtig aan Artikel 77 van die Maatskappywet wat betrekking het op direkteure se blootstelling aan  persoonlike aanspreeklikheid vir wederregtelike optrede of versuim om op te tree, is dit raadsaam vir die betrokke direkteure om te versoek dat die notules / besluite aantoon dat hulle nie met die besluit wat geneem is akkoord gaan nie. Dit is ‘n reg wat die direkteure nie ontsê kan word nie.

Voldoen u maatskappy se vergaderingnotules aan die vereistes van die Maatskappywet?

By Aucamp Scholtz Lubbe kan ons u help met hierdie voldoeningsvereistes. As u enige navrae het in verband met u maatskappy-sekretariële aangeleenthede, kontak gerus vir Cornel Roux by pty@asl.co.za , of u verhoudingsdirekteur.